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《中华女子学院研究生教育文书、教学及学生管理档案管理办法》.docx

来源:     发布日期:2020-11-04

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校字〔202012

为进一步提高研究生教育管理水平,加强和规范研究生档案建设,确保我校研究生管理档案的齐全完整、准确和系统,根据国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、《中华女子学院档案管理办法》(校字[2016]80号)等有关规定,结合学校研究生教育、学科学位点建设的发展现状,按照明确目标,清晰职责,规范管理,加强服务,协同配合,提高效率的原则,制定本办法。

一、 档案的归档范围

研究生处及研究生培养院系教学文件材料形成部门均为立卷归档单位,负责本单位在教学、学生管理过程中形成的具有保存、利用价值的教学、学生文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。存档的文件、材料按学科专业、性质、特点由文件材料的形成部门收集后移交部门兼职档案员,按照学校档案管理办法,进行立卷并定时向学校档案中心移交。各科室整理档案人员应认真贯彻执行《保密法》和《档案法》等,严格执行学校档案管理办法和有关规章制度,掌握档案管理工作的基本技能,遵守党和国家的保密规定,维护档案安全。

各部门必须明确分工,并做好电子文本归档和纸质文本归档的配套工作。

(一)研究生处综合管理档案

在研究生处综合管理过程中产生的材料,根据学校档案规定的保管期限及要求,由研究生处相应的科室负责整理相关材料:

1.上级下达的有关研究生处综合管理工作的文件;

2.学校关于研究生处综合管理的报告及上级批复;

3.研究生处工作计划、总结、大事记;

4.研究生处组织机构沿革;

5.研究生教育工作简报;

6.研究生处综合管理的各种汇编材料;

7.研究生处的校字发文和校研字发文;

8.其他需要存档的文件。

(二)研究生招生管理档案

在研究生招生管理过程中产生的材料,根据学校档案规定的保管期限及要求,由研究生招生管理的科室负责整理相关材料:

1.上级下达的有关研究生招生管理工作的文件;

2.学校关于研究生招生管理的请示、报告及上级批复;

3.招生简章、复试录取办法等对外公布的招生文件;

4.学校关于研究生招生的制度;

5.历年研究生招生计划及招生计划下达文件;

6.历年研究生录取名单;

7.历年研究生考试试题;

8.其他需要存档的文件。。

(三)研究生学籍管理档案

在研究生学籍管理工作过程中产生的材料,根据学校档案规定的保管期限及要求由研究生处学生科负责整理相关材料:

1.上级、本校关于研究生学籍管理的文件;

2.硕士生研究生名册;

3.学位生名册;

4.研究生学籍变更材料(需附已修课程的成绩);

5.研究生违纪、违法的处分决定及材料(开除、退学等需附已修课程的成绩);

6.其他需要存档的文件。

(四)研究生学科学位档案

在学位授予、学位点建设和学位信息工作过程中产生的材料,根据学校档案规定的保管期限及要求由研究生处学位管理的科室负责整理相关材料:

1.上级下达的有关学科学位工作的文件;

2.学校关于学科学位工作的报告及上级批复(含研究生教育的发展规划、工作计划、工作总结、文件、大事记、会议记录等);

3.学校有关学科学位方面的制度文件;

4.社会工作硕士学位评定分委员会换届、人员调整通报;

社会工作硕士学位评定分委员会会议材料;

5.学科学位点建设材料(含申报学位授权点、授予单位材料、含学位点评估等材料);

6.校学位评定委员会及各学位评定分委员会通过的历届研究生授予硕士学位名单及汇总表;

7.学位质量评估检查材料(含特需项目申报、中期考核、验收等材料);

8.在学位工作中形成的其他有关文件;

9.研究生个人学位授予材料(含学位申请书、论文评阅书、论文答辩会议记录和决议书、学位论文、授予决定,已合并在研究生毕业培养档案里,见附件1《中华女子学院研究生 届毕业培养档案一览表》);

10 .其他需要存档的文件。

(五)研究生培养管理档案

研究生培养工作中产生的档案,根据学校档案规定的保管期限及要求具体由研究生处培养科负责整理相关材料:

1.上级机关下达的有关研究生教育、教学工作指令性、指导性文件;

2.研究生培养过程涉及的重要活动、报告、总结及上级批复;

3.研究生教学方面的决定及规章制度;

4.研究生硕士导师选聘的相关材料及名册;

5.研究生各专业培养方案;

6.研究生每学年学期课程表;

7.研究生教材审核的相关材料;

8.研究生教学成果相关材料;

9.研究生在校期间培养档案(含研究生登记表、师生互选、培养计划、开题报告、中期考核、毕业成绩单等,见附件1);

10.旁听生的名册和成绩登记表;

11.其他需要存档的文件。

(六)研究生学生管理档案

研究生学生管理工作中产生的档案,根据学校档案规定的保管期限及要求具体由研究生处学生科负责整理相关材料:

1.上级、本校关于研究生党建和思想政治工作的通知、规定及评比材料;

2.研究生入学教育、思想教育计划、总结;

3.有关学生管理的工作计划、总结、年鉴;

4.关于研究生工作的请示、报告及重要的批示;

5.上级、本校关于研究生培养机制、勤工助学、资助体系的通知、规定;

6.各类奖学金的评选通知、上报材料、评选结果;

7.市级和校级优秀毕业研究生的评选通知、上报材料、评选结果及名单;

8.本校举办的全国性研究生竞赛规则、竞赛获奖名册、颁奖会会务资料、领导贺信、讲话和代表发言材料及声像材料;

9.研究生学生党支部的成立、换届改选、党员发展、党组织活动的过程性记录和材料;

10. 其他需要存档的文件。

(七)研究生毕业管理档案

研究生学生管理工作中产生的毕业生相关档案。其中学生在校期间根据学校档案规定的保管期限及要求具体由研究生处学生科负责整理相关材料。保证学生学籍档案的完整(详见研究生学生档案清单),并做好相关档案保密工作。

学生毕业离校时根据上级部门关于毕业生档案离校要求进行统筹安排,将学生毕业档案和学生党员个人发展档案转出到相应的接受单位和组织。

(八)研究生国际交流档案

研究生国际交流相关事项中产生的档案,根据学校档案规定的保管期限及要求,具体由研究生处MSW教育中心负责整理相关材料:

1.国际交流事项的官方资料,包括活动介绍、官方邀请函等;

2.上级机关下达的有关研究生国际交流方面的指令性、指导性文件;

3.研究生国际交流申报过程记录,包括学生申请材料、相关部门或组织的审议结果及上级批复;

4.研究生参加国际交流活动的过程记录和总结报告;

5.其他需要存档的文件。

(九)研究生专业硕士实习实践档案

研究生专业硕士实习实践过程中产生的档案,根据学校档案规定的保管期限及要求,具体由研究生处MSW教育中心负责整理相关材料:

​1.按学生年级,依照中华女子学院MSW研究生实习档案目录清单(参见附件5),形成实习报告,一生一册

2.研究生实习学生手册及督导手册;

3.研究生实习机构、机构督导相关材料及名册;

4.上级机关下达的有关研究生实习实践方面的指令性、指导性文件;

5.研究生实习实践过程涉及的重要活动、报告、总结及上级批复;

6.研究生实习、实践教学方面的决定及规章制度;

7.其他需要存档的文件。

(十)研究生培养院系档案

研究生培养院系在教学、学生管理过程中形成的过程性和结果性材料,根据学校档案规定的保管期限及要求由研究生培养院系负责收集、整理、存档相关材料:

1.研究生管理过程涉及的重要活动(含申报学位授权点、专家建设等)、报告、会议、总结及上级批复;

2.培养院系关于研究生教育的发展规划、工作计划、工作总结、规章制度、工作条例、文件、大事记、会议记录、调查报告等;

3.院系招生管理类档案;

4.教学运行档案(开课计划、课表、教材选用表、期末考试安排表、开题安排、中期考核安排、学位论文答辩安排及学位申请汇总等);

5.研究生培养过程所有档案(师生互选、培养计划、开题报告、中期考核、实习实践、毕业成绩单、含学位申请书、论文评阅书、论文答辩会议记录和决议书、学位论文从预答辩到定稿各环节电子版及相关纸质版等,存档清单详见附件2);

6.研究生课程档案(根据《中华女子学院研究生课程管理办法(试行)》,存档清单详见附件3);

7.研究生学生管理档案(奖惩助贷补、心理、学生活动等);

8.研究生校内外导师管理的所有档案(各类申请表、公示、审批材料,岗位变动的过程性记录,存档清单详见附件4);

9.研究生导师指导学生的过程性材料(含学生思想、心理、就业的指导过程);

10.其他需要存档的文件。

二、档案立卷注意事项及管理移交程序

(一)立卷归档注意事项

按照学校档案中心的规定,立卷归档按下列要求办理:

1.参照《中华女子学院档案归档范围和保管期限表》和部门本年度工作计划建立预立卷,并确定好保管期限;

2.文书档案按一事一卷立卷,可分卷,每卷不超过50;学籍、培养类档案按照学校和研究生处相应规定进行存档。

3.成册的材料需单独立卷,不要与相关材料放在一卷。

4.立卷归档的案卷标题要拟写准确,案卷封面应填写完整,书写要工整、规范。归档的文件材料必须字迹清楚端正,格式统一,签字盖章手续完备。

5.卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后,印件在前、定稿在后,批复在前、请示在后的要求排列。卷内文件排列合理(可按时间、问题排),不同年度和学年度的文件材料一般不得放在一起立卷。按照卷内文件排列顺序,依次在右上角或左上角加盖页号,无论单面或双面,凡有文字,均应编号。卷内文件应去除金属物,分别用不锈钢订书针装订。案卷装订要结实、整齐、无落页。

6.督促有关人员做到用笔规范,凡属长期和永久保存的文件,严禁使用铅笔、圆珠笔和复写纸。

(二) 严格移交手续

1.需学校存档的档案(见清单)经学校档案中心检查合格后,按照学校档案管理要求,进行操作存档。部门自行从学校档案系统打印案卷移交目录,请部门主管档案工作的领导在移交目录右上角签字同意移交,部门档案员到档案中心办理移交。

移交目录一式两份,部门和档案中心各持一份。涉及到岗位人员交接时,档案工作人员调离学校、短期离职或调换工作岗位时,须办理档案交接手续后离开,个人不得擅自带走或者随意销毁文件材料,移交清单需部门和移交相关人员各持1份。

学籍档案与文书档案一样需录入到系统,经档案中心检查合格后打印案卷移交目录,由领导签字后到档案中心办理移交。

2.需研究生处和培养院系存档的档案,由本部门研究生工作人员按照档案立卷要求归档保存,工作人员发生变动时,由院系负责人安排相关人员做好交接手续,研究生处将组织教学督导定期检查档案保存情况。

三、归档时间

研究生处及研究生培养院系按每年度归档1次,管理性文件材料于次年5月左右归档(根据学校档案中心的统一要求);各学院(系、所)按学年度于次年寒假前(1月底)归档。研究生培养档案(含学位论文及其它学位授予材料)按授予学位时间归档。

各归档部门是否根据档案中心下发的归档时间安排按时归档。按期归档,或遇有归档不齐全或质量问题,在档案中心要求的时限内将有关档案补回的视为按期归档;未按期归档并拖延时间未归档的,视为未按期归档和未归档。

本办法由研究生处负责解释,自发布之日起施行。以往有关规定与此不一致的,以本办法为准。